POLITICA DELLA PORTA APERTA PER LA SEGNALAZIONE DI PROBLEMI DI CONTABILITÀ, AUDIT E ALTRI PROBLEMI DI CONFORMITÀ

POLITICA DELLA PORTA APERTA PER LA SEGNALAZIONE DI PROBLEMI DI CONTABILITÀ, AUDIT E ALTRI PROBLEMI DI CONFORMITÀ

Masimo Corporation, insieme alle sue consociate (collettivamente, "Masimo"), si impegna a fornire un ambiente di lavoro che favorisca una discussione aperta sulle sue pratiche aziendali e si impegna a rispettare le seguenti norme:

• Tutte le leggi e i regolamenti applicabili,
• il Codice di condotta ed etica aziendale di Masimo (il "Codice"), e
• Tutte le direttive di Masimo (collettivamente, le "Direttive").

Di conseguenza, Masimo non tollererà alcuna violazione di tali leggi e regolamenti, del Codice o delle Direttive. Ogni dipendente di Masimo ha la responsabilità, ed è fortemente incoraggiato a segnalare tempestivamente, in buona fede e in conformità alle disposizioni di questa Direttiva, qualsiasi sospetto di cattiva condotta, attività illegale o frode che riguardi una questione contabile o di revisione, qualsiasi legge o regolamento, il Codice o le Direttive.

Per raggiungere questi obiettivi, Masimo ha adottato la presente Direttiva per (i) la presentazione da parte dei dipendenti di Masimo di preoccupazioni relative a questioni discutibili di contabilità, controlli contabili interni o revisione contabile (ciascuna, una "questione contabile") o a sospette violazioni di leggi o regolamenti, del Codice o di qualsiasi Direttiva (ciascuna, una "questione di conformità"), comprese, senza limitazioni, le segnalazioni fatte su base confidenziale e anonima e (ii) la ricezione, la conservazione e il trattamento dei reclami relativi a tali questioni. Questa Direttiva è un'integrazione del Codice e deve essere letta insieme al Codice. Qualsiasi altra terza parte, come un venditore, un consumatore o un azionista di Masimo, può segnalare, secondo le procedure previste da questa Direttiva, un reclamo in buona fede relativo a una questione contabile o di conformità.

Ambito delle questioni coperte da questa Direttiva

Questa Direttiva copre i reclami e le segnalazioni di questioni contabili e di conformità, tra cui, a titolo esemplificativo, le seguenti:

• Frode, errore intenzionale o grave negligenza o imprudenza nella preparazione, valutazione, revisione o audit di qualsiasi dichiarazione finanziaria di Masimo;
• Frode, errore intenzionale o grave negligenza o imprudenza nella registrazione e nella conservazione dei documenti finanziari di Masimo;
• Carenze o non conformità con i controlli contabili interni di Masimo;
• Dichiarazioni errate o false al management, alle autorità di regolamentazione, alla società di revisione contabile indipendente di Masimo o ad altri, oppure da parte di un dirigente, un contabile o un altro dipendente in merito a una questione contenuta nei registri finanziari, nelle relazioni finanziarie o nelle relazioni di revisione di Masimo;
• Deviazioni dal resoconto completo e corretto dei risultati delle operazioni o delle condizioni finanziarie di Masimo;
• Violazione di qualsiasi legge o regolamento applicabile di qualsiasi paese in cui Masimo svolge la propria attività;
• Pericolo sostanziale e specifico per la salute e la sicurezza di un dipendente o del pubblico, comprese le molestie sessuali o altre forme di molestie; e
• Violazione del Codice o di una qualsiasi delle Direttive.

Politica di non ritorsione

La politica di Masimo prevede il rispetto di tutte le leggi e i regolamenti applicabili che proteggono i suoi dipendenti da discriminazioni o ritorsioni illegali in seguito alla loro segnalazione legittima e in buona fede di informazioni o alla loro partecipazione a indagini riguardanti questioni contabili e di conformità. In particolare, la politica di Masimo è concepita per evitare che i dipendenti siano soggetti ad azioni disciplinari o di ritorsione da parte di Masimo o di uno dei suoi agenti o dipendenti a causa di un dipendente:

• Divulgazione di informazioni a un'agenzia governativa o di polizia, qualora il dipendente ritenga in buona fede e con ragionevole certezza che le informazioni dimostrino una violazione o una possibile violazione di qualsiasi legge o regolamento applicabile;
• Fornire informazioni, depositare, testimoniare o partecipare a un procedimento depositato o in procinto di essere depositato, o assistere in altro modo ad un'indagine o ad un procedimento relativo a qualsiasi comportamento che il dipendente ritiene, ragionevolmente e in buona fede, comporti una violazione o una possibile violazione di qualsiasi legge o regolamento applicabile; oppure
• Fornire informazioni ai rappresentanti di Masimo o ad altre persone nel caso in cui il dipendente ritenga, in buona fede e con ragionevole certezza, che le informazioni rivelino una violazione o una sospetta violazione di qualsiasi legge o regolamento applicabile, del Codice o di una qualsiasi delle Direttive.

Se un dipendente di Masimo ritiene di aver subito molestie, minacce, retrocessioni, licenziamenti, discriminazioni o altre forme di ritorsione da parte di Masimo o dei suoi agenti per aver segnalato una questione contabile o di conformità, secondo le procedure stabilite in questa Direttiva, o per aver partecipato a un'indagine correlata, può presentare un reclamo utilizzando una delle opzioni descritte di seguito. Se si stabilisce che un dipendente ha subito un trattamento improprio in violazione di questa Direttiva, Masimo adotterà le opportune misure correttive.

I dipendenti di Masimo che presentano segnalazioni o forniscono informazioni senza una ragionevole convinzione in buona fede della veridicità e dell'accuratezza di tali informazioni, non sono protetti da questa Direttiva e sono soggetti ad azioni disciplinari, fino al licenziamento per giusta causa. Inoltre, ad eccezione di quanto richiesto dalla legge, questa Direttiva non intende proteggere i dipendenti che violano qualsiasi privilegio legale-clientelare a cui Masimo o i suoi agenti possono avere diritto in base a principi statutari o di common law, né proteggere i dipendenti che violano i loro obblighi di riservatezza in relazione alle informazioni riservate di Masimo.

Procedure di segnalazione

I dipendenti di Masimo hanno diverse opzioni per soddisfare i loro obblighi di segnalazione ai sensi di questa Direttiva o per porre domande sui loro obblighi ai sensi di qualsiasi legge o regolamento, del Codice o di qualsiasi Direttiva. I dipendenti possono:

• Parlare con il proprio supervisore o con altri dirigenti;
• Parlate con il rappresentante delle risorse umane;
• Per le questioni contabili, parlare o presentare una relazione al Responsabile della conformità, al Direttore finanziario, al Revisore interno o al Comitato di revisione del Consiglio di amministrazione ("Comitato di revisione") tramite posta interna, ordinaria o di altro tipo, indirizzando la busta alla persona interessata e inviandola al seguente indirizzo: 52 Discovery, Irvine, CA 92618 U.S.A.;
• Per le questioni di conformità, parlare o inviare una segnalazione al Compliance Officer, a un membro del comitato interno per la conformità di Masimo o al Comitato per le nomine, la conformità e il governo d'impresa del Consiglio di amministrazione ("Comitato per la conformità") per posta interna, ordinaria o di altro tipo, indirizzando la busta alla persona interessata e inviandola al seguente indirizzo: 52 Discovery, Irvine, CA 92618 U.S.A.;
• Presentare un rapporto a compliance@masimo.com; oppure
• Presentare una segnalazione alla Compliance Hotline di Masimo al numero 1-855-6ETHICS (1-855-638-4427). Le istruzioni per chiamare la Compliance Hotline da fuori degli Stati Uniti sono disponibili sul sito intranet di Masimo.

            La risorsa più immediata di ogni dipendente per le questioni contabili e di conformità deve essere il proprio supervisore, altri dirigenti o il rappresentante delle risorse umane. Se i dipendenti preferiscono non rivolgersi a nessuno di questi soggetti, devono utilizzare uno dei mezzi sopra citati che ritengono appropriato in base alle circostanze. Masimo non tollererà alcuna forma di ritorsione nei confronti di un dipendente che effettua una segnalazione in buona fede.

Segnalazione anonima di sospette violazioni e reclami

Sebbene i dipendenti siano incoraggiati a fornire il proprio nome quando segnalano le loro preoccupazioni, a meno che non chiamino da una giurisdizione che vieta la segnalazione anonima,  possono comunque chiedere anonimamente indicazioni su questioni coperte da questa Direttiva e segnalare questioni contabili o di conformità: (i) chiamando la linea diretta per la conformità specificata sopra; (ii) inviando la preoccupazione via e-mail all'indirizzo compliance@masimo.com; o (iii) consegnando la domanda o il reclamo per posta ordinaria al Compliance Officer, al Revisore interno o a un membro del Comitato di revisione, c/o Masimo Corporation, 52 Discovery, Irvine, California 92618 U.S.A..La linea diretta per la conformità è gestita da un servizio di segnalazione indipendente e può essere chiamata dalla maggior parte dei paesi, 24 ore su 24, sette giorni su sette. Le istruzioni per chiamare la Compliance Hotline da fuori degli Stati Uniti sono disponibili sul sito intranet di Masimo.

I dipendenti Masimo devono fare il possibile per sottoporre le loro domande o segnalare i loro dubbi utilizzando uno o più metodi specificati sopra. La procedura di segnalazione è specificamente concepita in modo che un dipendente possa evitare un supervisore che ritiene sia coinvolto in una condotta proibita relativa a una questione contabile o di conformità. Le segnalazioni anonime devono essere concrete, anziché speculative o conclusive, e devono contenere il maggior numero possibile di informazioni specifiche per consentire al responsabile della conformità e alle altre persone che indagano sulla segnalazione, di valutare adeguatamente la natura, la portata e l'urgenza della questione. I dipendenti Masimo devono rendersi conto che se una segnalazione anonima non può essere indagata adeguatamente senza ulteriori informazioni, Masimo potrebbe dover chiudere la questione per mancanza di informazioni sufficienti. Se si sceglie di identificarsi, si può ricevere un feedback sull'indagine e sulle eventuali azioni correttive intraprese, nel rispetto della politica di ricezione e indagine dei reclami descritta di seguito. Sia che ci si identifichi sia che si rimanga anonimi, l'identità dell'utente sarà mantenuta riservata per quanto ragionevolmente possibile, compatibilmente con la necessità di condurre un'indagine approfondita.

Politica per la ricezione e l'indagine dei reclami

Una volta ricevuta la segnalazione di un dipendente in merito a una questione contabile o di conformità, il destinatario dovrà segnalare la questione come indicato di seguito.

Per le questioni contabili:

Tutte le questioni contabili saranno segnalate al responsabile della conformità o al revisore interno, che indagherà sulla questione, che può includere colloqui con le parti interessate e l'esame dei documenti pertinenti, e determinerà, in consultazione con i dirigenti Masimo appropriati, l'azione correttiva appropriata, se necessario. Se la questione contabile è ritenuta significativa, il responsabile della conformità o il revisore interno riferirà la questione a un membro del comitato di revisione. Se il responsabile della conformità o il revisore interno, insieme al membro del comitato di revisione contabile o, nel caso di una relazione diretta al membro del comitato di revisione contabile, tale membro del comitato di revisione contabile determina che la questione contabile è di natura significativa, la questione contabile sarà prontamente segnalata al comitato di revisione contabile al completo; altrimenti la questione contabile sarà segnalata al consiglio di amministrazione di Masimo (il "consiglio di amministrazione") alla sua successiva riunione programmata. Il Comitato di revisione determinerà la linea d'azione appropriata in relazione a ciascuna questione contabile, stabilendo anche se la presentazione fornisce una base per indagare sulla questione.

 

Per questioni di conformità:

Tutte le questioni di conformità saranno segnalate al Responsabile della conformità, che stabilirà se la questione di conformità può costituire una violazione di leggi o regolamenti, del Codice o di una Direttiva. Se il responsabile della conformità stabilisce che la questione di conformità può essere una violazione di una legge o di un regolamento, del Codice o di una Direttiva, il responsabile della conformità, o un suo delegato, indagherà sulla questione, che può includere colloqui con le parti interessate e l'esame dei documenti pertinenti e determinerà, in consultazione con i dirigenti Masimo appropriati o con il comitato interno per la conformità, l'azione correttiva appropriata, se stabilisce che si è verificata una violazione. Se la questione di conformità è ritenuta una violazione significativa di una legge o di un regolamento, del Codice o di una Direttiva, il Responsabile della conformità segnalerà la questione al Comitato per la conformità. Per le questioni di conformità segnalate al Comitato per la conformità, il Responsabile per la conformità, insieme al Comitato per la conformità, determinerà la linea d'azione appropriata in relazione a ciascuna questione di conformità, compresa la determinazione dell'esistenza di una base adeguata per indagare ulteriormente sulla questione e l'azione correttiva appropriata.

L'indagine su una questione contabile o di conformità può includere:

• Nominare uno o più investigatori interni e/o esterni per indagare sulla questione, a discrezione e sotto la supervisione del Comitato di revisione, del Comitato per la conformità o di un altro comitato del Consiglio di amministrazione, garantire che vengano utilizzati i canali investigativi appropriati e che il piano per affrontare la questione sia adeguato alle circostanze;
• Garantire che i funzionari esecutivi competenti, il Consiglio di amministrazione e qualsiasi comitato del Consiglio di amministrazione coinvolto nell'indagine siano informati delle accuse e dello stato dell'indagine, come necessario e opportuno;
• Garantire l'apporto di risorse e competenze adeguate all'indagine, in modo che le accuse possano essere esaminate in modo tempestivo e approfondito;
• Garantire l'assenza di conflitti di interesse da parte di qualsiasi soggetto coinvolto in una particolare indagine;
• Coordinare e facilitare le comunicazioni tra i canali investigativi, se necessario, per garantire un'attenzione completa a tutti gli aspetti della questione e dell'indagine;
• Monitorare gli elementi significativi e l'andamento delle indagini per garantire che le questioni siano affrontate in modo tempestivo e approfondito.
• Informare in modo riservato il segnalante (se la sua identità è nota) che la richiesta o il reclamo è stato ricevuto e fornirgli il nome e le informazioni di contatto degli investigatori assegnati alla questione.

La riservatezza del dipendente che presenta il reclamo o la denuncia, sarà mantenuta per quanto possibile e compatibilmente con la necessità di condurre un'indagine approfondita. Nel corso delle indagini, Masimo potrebbe ritenere necessario condividere le informazioni con altri soggetti in base alla "necessità di sapere".

Se l'indagine conferma che si è verificata una violazione relativa a una questione contabile o di conformità, Masimo provvederà a:

• Adottare le misure correttive che ritiene opportune; e
• In circostanze appropriate, rivolgersi alle autorità governative.

Le azioni specifiche intraprese da Masimo possono variare a seconda della specifica questione e, in ogni caso, dipenderanno dalla natura e dalla gravità della condotta o dalle circostanze segnalate e dalla qualità delle informazioni fornite. Masimo si impegnerà a riferire i risultati di un'indagine al dipendente che ha effettuato la segnalazione (se l'identità di quest'ultimo viene rivelata a Masimo), ma non necessariamente informerà il dipendente delle azioni intraprese da Masimo in seguito alla sua segnalazione.

Registri delle richieste di risarcimento e dei reclami

Il Compliance Officer manterrà un registro di tutte le questioni contabili e di conformità presentate in conformità a questa Direttiva. Le registrazioni possono includere informazioni quali: (i) una descrizione della questione segnalata; (ii) la data della segnalazione; (iii) la persona o il gruppo responsabile della revisione della questione segnalata; e (iv) una descrizione di quando e come la questione è stata risolta. Ciascun membro del Comitato di revisione e del Comitato per la conformità e, se ritenuto opportuno dal Responsabile della conformità, altro personale coinvolto nell'indagine di qualsiasi questione, avrà accesso ai documenti. Le copie dei documenti ottenuti o creati in relazione a qualsiasi indagine saranno conservate per un periodo di tre anni o come altrimenti richiesto da qualsiasi politica di conservazione dei documenti adottata da Masimo.

Emendamento; rinuncia; interpretazione; divulgazione

 

            La presente Direttiva è stata approvata dal Consiglio di amministrazione ed è intesa come un quadro di riferimento all'interno del quale il Consiglio di amministrazione, i suoi comitati e Masimo possono agire in relazione alle questioni qui contemplate. Non è intesa e non creerà una serie di obblighi giuridicamente vincolanti per il Consiglio, per i suoi comitati o per Masimo. Il Consiglio o uno dei suoi comitati può modificare, rinunciare, sospendere o abrogare la presente Direttiva, o parte di essa, in qualsiasi momento, con o senza preavviso pubblico, come ritiene necessario o opportuno, in conformità con le leggi e i regolamenti applicabili. Nel caso in cui il Consiglio o uno dei suoi comitati ratifichi o approvi un'azione, una questione o un'interpretazione che possa essere ritenuta incoerente con i termini di questa Direttiva o di qualsiasi altra Direttiva precedente, questa Direttiva e qualsiasi altra Direttiva precedente saranno considerate automaticamente modificate per conformarsi, in tutti gli aspetti, a tale azione, questione o interpretazione.

 

            Masimo metterà a disposizione dei propri dipendenti la versione aggiornata di questa Direttiva sul sito intranet di Masimo.

 

Ultimo aggiornamento: 21 ottobre 2021